Az alapelv: egy fizetés, egyszer

Ugyanaz a vendégfizetés több helyen is megjelenik: a Stripe-ban, a bankszámlán (a Stripe-kifizetésben), a Számlázz.hu-ban és az Actual Budgetben. Ha mindet összeadnánk, a bevétel a többszöröse lenne a valóságnak.

• Az Actual Budget a főkönyv. A bevétel, a költség és a tiszta haszon kizárólag az Actual tételeiből számolódik.
• A Stripe, a Számlázz.hu és a bank bizonylat. Ezekkel csak ellenőrizzük, hogy minden fizetés rögzítve van-e, és mindenhez van-e számla. Nem adódnak hozzá a bevételhez.
• A foglalórendszer (MotiBro, Minup) a látogatásokat adja: mennyire van tele a terem, és mennyit hoz egy látogatás.

Ha valami rossz az Actualban (elírt összeg, rossz kategória), az Actualban javítsd, majd töltsd fel újra az exportot. A pult felismeri a javított és törölt tételeket, és frissíti őket.

Heti 10 perc

1. Töltsd le a heti exportokat (lásd lent), és húzd be őket egyszerre az Import oldalra. Fájlonként nézd át az előnézetet, majd Importálás.
2. Az Áttekintés tetején a Heti 10 perc doboz mutatja, mi vár rendezésre. Kattints rá.
3. Az Egyeztetés nézetben menj végig a nyitott tételeken: javítsd a forrásrendszerben, vagy jelöld Rendben-nek.
4. A Tranzakciók között adj kategóriát a kategória nélküli tételeknek.

Az Import oldal tetején a Források állapota mutatja, melyik forrás mikor frissült. „Esedékes”, ha 7 napnál régebbi.

Adatok feltöltése

• Átfedő időszak nem gond. A már betöltött tételeket a pult kihagyja, semmi nem kerül be kétszer.
• Felismerés: a forrást, az oszlopokat, az elválasztót és a kódolást a pult magától felismeri. Ha mégsem, az előnézetben átállíthatod.
• Hibás sor: az előnézet megmutatja, melyik sor nem olvasható (pl. hiányzó dátum). Az összesítő láblécsorokat magától kihagyja.
• Visszavonás: minden import visszavonható az Importelőzményekben. Ha egy Actual-import javított tételeket cserélt le, a visszavonás a régieket visszateszi.

Áttekintés

Bevétel, költség, tiszta haszon, haszonkulcs

A választott hónapra. A saját számlák közti átvezetés, a tulajdonosi kivét és a hitelmozgás nem számít bele.

Vezetői mutatók

Aktív bérletes vendég, lekötött bérletpénz (befizetett, de még le nem járt alkalmak értéke), átlagos vendégérték, bevétel látogatásonként.

Hova ment a pénz?

A hónap legnagyobb költségkategóriái.

Digitális borítékok

A bevétel hány százaléka jut adóra, rezsire, anyagra, bérekre, fejlesztésre és saját fizetésre. Ami marad, az a profit és tartalék. Az arányokat átírhatod a saját céljaidra; a sáv sárga, ha közel vagy a kerethez, és piros, ha túllépted.

Saját fizetés és tiszta haszon

Ha többet veszel ki, mint amennyit a vállalkozás termel, az a tartalékból fogy.

Tartalék

Az összes számla egyenlege, és hogy ez hány hónapra elég bevétel nélkül. A cél legalább 3 hónap. A szezonalitás mutatja a gyenge hónapokat.

Mennyit hoz egy alkalom?

Szolgáltatásonként az egy alkalomra jutó ár, és hogy ebből mennyi marad a költségek után. Az alkalomszámot az Actual megjegyzéséből olvassuk ki (pl. „10 alkalom”).

Egyeztetés

Itt látszik, hol nem egyezik az Actual a többi rendszerrel. Minden tételnél két lehetőséged van:

• Javítás a forrásban: ha valami hiányzik vagy hibás, javítsd az Actualban vagy a Számlázz.hu-ban, majd töltsd fel újra az exportot. A tétel magától eltűnik a listából.
• Rendben: ha megnézted és így jó (pl. a számlát a szülő nevére kérték), kattints a Rendben gombra, és írj egy rövid megjegyzést. A tétel kikerül a teendők közül, de az „N rendbe tett” gombbal visszanézheted vagy visszavonhatod. Ha egy listában minden tétel ugyanazért rendben van, a Mind rendben gombbal egyszerre jelölheted.

Bevétel, amihez nincs számla

Az Actualban van befizetés, a Számlázz.hu-ban nincs hozzá számla. Ez a legfontosabb lista: NAV-kockázat.

Számla, amihez nincs bevétel

Kiállított számla, de a befizetés nincs az Actualban. Vagy nem fizették ki, vagy nincs rögzítve.

Eltérő összeggel párosítva

Ugyanaz a vevő, de a számla és a befizetés összege kicsit eltér (pl. 55 990 Ft-os számla, 56 000 Ft készpénz).

Több tétel egy számlán

Egy számla két befizetésre szól, vagy fordítva.

Más névre szóló számla?

Azonos összeg és nap, de más a vevő neve.

Késve kiállított számla

A számla több mint 10 nappal a befizetés után (vagy előtt) készült.

Stripe-ban van, az Actualban nincs

Kártyás fizetés, ami nincs rögzítve az Actualban.

Bank és Actual eltér

Banki tétel hiányzik az Actualból, vagy fordítva. A banki díjakat, kis visszatérítéseket sokan nem vezetik tételesen: ezeket jelöld rendben.

A Stripe-kifizetés a bankszámlán nem bevétel: a bevétel már a vendég fizetésekor bekerült. A pult csak azt nézi, hogy a pénz megérkezett-e.

Vendégek

A vendégadatok a fizetésekből jönnek. Mivel egy bérletet egy napon fizetnek ki, de hetekig használják, a pult becsli a bérlet érvényességét: amennyi idő alatt az adott vendég általában újra vásárol, vagy ha erre nincs elég adat, a tipikus érték szerint (pl. 10 alkalom ≈ 40 nap).

Aktív

A bérlete a becslés szerint még érvényes.

Hamarosan lejár

14 napon belül lejár. Ilyenkor érdemes felajánlani a megújítást.

Lejárt, nem újított

Lejárt, de még a szokásos ritmusán belül van.

Elvesztett

A szokásos ritmusánál jóval régebben vásárolt utoljára (fél éven belül). Egy személyes üzenettel gyakran visszahozható.

Megtartás

Az új vendégek közül hányan vásároltak újra 90 napon belül.

Egy vendég nevére kattintva látod a vásárlási előzményeit. A név alapján azonosítunk, ezért ha valaki az Actualban kétféleképpen szerepel (pl. „Nagy Eszter” és „Nagy Eszti”), két vendégnek látszik: érdemes egységesíteni.

Órák

Ehhez a foglalórendszer exportja kell (MotiBro vagy Minup). Ha nincs, a nézet üres marad, a többi működik.

• Telítettség: a résztvevők és a kapacitás aránya. A legalább 2 fős órákat és az egyéni (1 fős) sávokat külön számoljuk.
• Nem jelent meg: foglalás, amiből nem lett látogatás.
• Mikor jönnek? A sötétebb cella a csúcsidő. Ide érdemes órát tenni vagy árat emelni, a világos sávokba kedvezményt adni.
• Edzők: a kifizetést és a saját bevételt az Actual névre illeszkedő kategóriáiból számoljuk (pl. „Korláth Gréta” költség, „GRÉTI TORNA” bevétel).

Tranzakciók és kategóriák

• Tranzakciók: az Actual összes tétele. A kategóriát közvetlenül a sorba írhatod. Ha egy partner több tétele is kategória nélküli, egy gombbal mindre beállíthatod, és szabályként megmarad a következő feltöltésekre is.
• Szerep: minden kategória vagy bevétel, vagy költség, vagy tulajdonosi kivét, vagy hitel/befektetés. Csak a bevétel és a költség számít a tiszta haszonba.
• Boríték: minden költség- és kivétkategória egy digitális borítékba kerül. A Kategóriák nézetben átsorolhatod.
• A kézi javítások (kategória, szerep) akkor is megmaradnak, ha később újra feltöltöd vagy újrafeldolgozod az adatokat.

Szimulátor

Az utolsó három lezárt hónap átlagából indul. A csúszkákkal kipróbálhatod, mi történne áremeléssel, több vagy kevesebb vendéggel, új költséggel vagy új bevételi forrással: mennyi marad havonta és egy év alatt. Nem ment el semmit, csak számol.

Adatok és biztonság

• Az adatok egy EU-s szerveren, titkosított kapcsolaton keresztül tárolódnak.
• Minden ügyfél adatai el vannak különítve. Csak az lát egy vállalkozást, akinek a tanácsadó hozzáférést adott.
• Minden változás automatikusan mentődik. Az állapot a bal alsó sarokban látszik („Mentve a felhőbe”).
• A feltöltött fájlok eredeti tartalma is megmarad, így egy javított programverzió újra fel tudja dolgozni őket. Neked nem kell semmit újra feltöltened.

Gyakori kérdések

Nem látok semmit, vagy üres a dashboard.

Még nincs feltöltve Actual-export, vagy rossz hónap van kiválasztva. Nézd meg az Import oldalt és a hónapválasztót.

Túl nagy vagy túl kicsi összegek jelennek meg.

Az előnézetben ellenőrizd az Összeg oszlopot, és hogy kell-e az Előjel megfordítása. Ha a hiba megmarad, szólj a tanácsadódnak, és küldd el a fájlt.

Valami duplán szerepel.

Nézd meg, nem rögzítetted-e kétszer az Actualban. A pult az azonos fájl többszöri feltöltését kiszűri, de két valóban különböző tételt nem von össze.

Kijavítottam valamit az Actualban, de a pult még a régit mutatja.

Töltsd fel újra az Actual-exportot (az érintett időszakra, szűrés nélkül). Az előnézet kiírja, hány tétel cserélődik.

„Új verzió érhető el” sávot látok.

Kattints a Frissítés most gombra. Az adataid nem változnak.

„Javult az adatfeldolgozás” sávot látok.

A tanácsadód az Import oldalon egy kattintással újraszámolja az adatokat. Neked nincs teendőd.

Elfelejtettem a jelszavam.

Szólj a tanácsadódnak, ő új jelszót tud beállítani.